Kim jest Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością

Obecnie mnóstwo wielkich korporacji i organizacji korzysta z systemów zarządzania jakością, takich jak np. ISO 9001. W związku z tym firmy zaczęły potrzebować osób kompetentnych, które mogą zając stanowisko Pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością.

Kim jest Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością?

W celu lepszego zrozumienia funkcji, jaką pełni Pełnomocnik systemu zarządzania jakością należy zapoznać się z zakresem jego obowiązków wewnątrz firmy. 

Według zasad z ISO 9001:2008 Pełnomocnik ma otrzymać od Zarządu odpowiedzialności i uprawnienia w zakresie potrzebnym do:

• Zagwarantowania, że wszystkie procesy, które przewiduje system zarządzania, zostały zapoczątkowane, wdrożone i utrzymane.
• Sporządzenia i przedstawienia najwyższemu kierownictwu firmy sprawozdania dotyczącego funkcjonowania systemu zarządzania jakością oraz wszelkich działań, mających na celu rozwój systemu.
• Zapewnienia upowszechnienia w całej firmie świadomości dotyczącej wymagań klienta.

Za pośrednictwem tych trzech obowiązków można dokładnie określić rodzaj pracy wykonywanej przez Pełnomocnika oraz z jaką odpowiedzialnością się ona łączy. 

Czym dokładnie zajmuje się Pełnomocnik ds. zarządzania systemem jakości w firmie?

Zakres szczegółowych obowiązków Pełnomocnika jest w 100% uzależniony od potrzeb i zarządu firmy. Norma ISO 9001:2015 określa tylko zakres pracy, jako dwa zadania. Pierwszym z nich jest dbanie o poprawne działanie systemu zarządzania jakością, drugi zaś nakazuje wystawiać regularne sprawozdania z jakości i zakresu działania systemu. Biorąc to pod uwagę firma, ma duże możliwości, co do ustalania zakresu obowiązków pracujących w nich Pełnomocników ds. zarządzania systemem jakości.

Jednak istnieją pewne „typowe” obowiązki, którymi często zajmują się Pełnomocnicy wewnątrz firmy. 

Z najczęściej spotykanych zadań można wyróżnić:

Nadzorowanie dokumentacji systemu zarządzania jakością

Każdy system zarządzania jakością posiada skomplikowaną dokumentację, do której kontrolowania potrzeba specjalnego wyszkolenia. Osobami kompetentnymi, które zwykle zajmują się kontrolowaniem, a nawet samym tworzeniem tego typu materiałów są właśnie Pełnomocnicy ds. zarządzania systemem jakości.

Nadzór nad audytami wewnętrznymi

W każdej korporacji, czy organizacji zdarzają się niezgodności. W firmie, gdzie obecny jest system ISO wszystkie niezgodności, są analizowane pod kątem jej przyczyny. Zwykle niezgodności odnajdywane są podczas audytów wewnętrznych. Osobą, która pilnuje, aby wszystkie niezgodności były regularnie usuwane, jest Pełnomocnik ds. zarządzania systemem jakości. Nawet w przypadku, gdy naprawa takiego rodzaju usterki zostanie przydzielona komuś innemu, to i tak wszystko musi nadzorować Pełnomocnik. 

Organizacja audytu z jednostki certyfikującej

Każdy pracownik powinien zdawać sobie sprawę z jego obowiązków w ramach systemu zarządzania jakością i jakie mogą być konsekwencje niespełniania wymagań. Obowiązkiem Pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością w tej kwestii jest zapoznanie nowych pracowników z polityką jakości, zasadami oraz dokumentacją, z których te zasady wynikają.

Do zadań Pełnomocnika może również należeć organizowanie regularnych szkoleń, mających na celu przypomnienie zasad ISO.

Organizacja przeglądu zarządzania

Przegląd zarządzania to spotkanie kierownictwa organizacji służące omówieniu efektów działania systemu zarządzania jakością. Podczas takiego zgromadzenia muszą zostać sporządzone wszelkie dane na temat systemu zarządzania jakością. Ten obowiązek bardzo często spoczywa na barkach Pełnomocnika ds. zarządzania systemem jakości. Dodatkowo Pełnomocnik zajmuje się organizacją całego wydarzenia. Musi ustalić termin przeglądu, poinformować osoby zainteresowane, a także opisać wyniki przeglądu w raporcie. 

Jak zostać Pełnomocnikiem ds. zarządzania systemem jakości?

Stanowisko Pełnomocnika ds. zarządzania systemem jakości to zajęcie ściśle związane z przynależnością do głównego kierownictwa. W związku z tym niezbędny jest ogromny autorytet wśród współpracowników. Oprócz tego osoba zabiegająca o tak wysokie stanowisko powinna posiadać pewne umiejętności i predyspozycje, które muszą zostać uzupełnione dużą wiedzą. 

Oprócz dogłębnego poznania norm i zasad ISO, dobry Pełnomocnik systemu zarządzania jakością powinien szkolić się z zakresu komunikacji interpersonalnej, autoprezentacji czy zdolności organizacyjnych i mediacyjnych. Te cechy są niezbędne, bowiem praca na tym stanowisku wymaga ciągłego kontaktu z drugim człowiekiem.

Systemy zarządzania jakością pojawią się w firmach coraz częściej. Oznacza to większe zapotrzebowanie na specjalistów w tej kwestii, którzy będą mogli zostać Pełnomocnikami. Praca to oznacza wielkie wyzwanie, ale i spore korzyści.