Komunikacja wewnętrzna – co to jest i jaki ma to wpływ na funkcjonalność firmy

Komunikacja wewnętrzna w firmie to jeden z tematów, o których w kwestii dobrej organizacji biznesu wspomina się niezwykle często. Choć wydawać by się mogło, że służy ona wyłącznie przekazywaniu sobie informacji dotyczących konkretnych zadań czy pracy firmy, w rzeczywistości komunikacja wewnętrzna to przede wszystkim narzędzie do motywowania i angażowania pracowników.

Dobre zarządzanie komunikacją wewnętrzną to jeden z ważniejszych elementów sukcesu – źle prowadzona komunikacja wewnętrzna lub jej zupełny brak to potwierdzona droga do obniżenia motywacji zatrudnionych osób do pracy i przyczyna wielu biznesowych porażek. Czym jednak dokładnie jest komunikacja wewnętrzna i jaki jest jej wpływ na funkcjonalność firmy?

Czym jest komunikacja wewnętrzna?

Choć tradycyjnie działania PR mają za zadanie reprezentować firmę na zewnątrz, komunikacja wewnętrzna jest w branży również zaliczana do podstawowych działań z zakresu PR. Jej główną rolą jest oczywiście możliwość skutecznego i precyzyjnego przekazywania informacji pomiędzy poszczególnymi szczeblami w hierarchii firmy, co z pozoru ma niewiele wspólnego z obrazem zewnętrznym firmy, jednak po bliższej analizie nie trudno dostrzec, że dobrze zorganizowana i skomunikowana firma wygląda zwyczajnie lepiej.

Jej podstawowe role w firmie to przede wszystkim:

• Stworzenie sieci informacyjnej dla wszystkich pracowników i osób zaangażowanych w działanie firmy.
• Motywowanie pracowników do podjęcia określonych działań, osiągania pożądanych celów i wyników, czy wykonywania zadań w określony sposób. Skuteczna komunikacja motywuje do uczenia się, rozwijania kompetencji pracowników, ale może służyć też do wyjaśniania motywów działania firmy czy sposobów myślenia ludzi zarządzających daną organizacją.
• Angażowanie pracowników do podjęcia określonych działań, włączania się do realizacji planu, oraz przyjęcia pożądanej postawy nie tylko wewnątrz firmy, ale także poza nią.
• Integrowanie pracowników wokół konkretnych idei, wartości i wspólnego celu firmy, a także umożliwianie pracownikom lepszego poznania firmy, jej usług, produktów i ludzi ją tworzących. Zintegrowany zespół to zespół pracujący efektywnie i skutecznie, dążący do wspólnego celu z zapałem i energią.

Komunikacja wewnętrzna umożliwia budowanie pozytywnego wizerunku firmy zarówno w oczach zespołu, jak i na zewnątrz, pozwala na lepsze identyfikowanie się pracowników z firmą, ułatwia wymianę wiedzy i pomysłów pomiędzy pracownikami czy w końcu przekazywanie informacji zwrotnych pomiędzy poszczególnymi szczeblami organizacji.

Kto odpowiada za komunikację wewnętrzną w firmie?

Istotą prawidłowo funkcjonującej komunikacji wewnętrznej jest możliwość skutecznego przekazywania informacji i motywowania pracowników, choć aby wszystko mogło działać poprawnie, informacje muszą mieć możliwość docierania również z poziomu pracownika do pracodawcy.

Z tego też powodu praca nad komunikacją jest zwykle podzielonym zadaniem dla działów HR i PR. Komunikacja powinna być zlokalizowana tam, gdzie firma potrzebuje tego najbardziej, a kontrolę nad nią powinni sprawować dyrektorzy działów i liderzy grup, którzy ponad wszystko znają dynamikę pracy zespołów i wiedzą jak dotrzeć do poszczególnych pracowników.

Wpływ komunikacji wewnętrznej na funkcjonalność firmy

Odpowiednia komunikacja wewnętrzna ma decydujący wpływ na wynik firmy: pracownicy wiedzą, jaki cel jest realizowany i jaki w tym jest ich udział. Dobra linia komunikacji pomiędzy zespołem, a przełożonymi pozwala na stworzenie dobrych warunków pracy, przekładających się bezpośrednio na sukces firmy.

Pracownicy, którzy są doinformowani i doskonale znają cele, w kierunku których pracują oraz mają szansę wypowiedzenia się na ich temat i bycia wysłuchanymi (to bardzo istotna kwestia w przypadku dobrej komunikacji wewnętrznej) są bardziej skłonni do wykonywania swojej pracy jak najlepiej. Zadowoleni pracownicy, których cele zawodowe są zsynchronizowane z celami firmy, dla której pracują to najlepszy obraz dla marki nie tylko wewnątrz, ale i na zewnątrz.

Wspomniana na początku PR-owa rola komunikacji wewnętrznej jest tu niezwykle widoczna. Zorientowana na jeden cel firma działa w zgodzie, dąży do założonych sobie planów i stawia zgodny front, który reprezentuje ją w rozmowach z klientami i wyróżnia na tle konkurencji. Czasem to właśnie dobra organizacja pracy wykreowana przez solidną komunikację wewnętrzną sprawia, że dana firma będzie mogła zrealizować swój wymarzony projekt i nie będzie musiała uznać wyższości firmy rywala.

Artykuł powstał dzięki współpracy z iComms: http://icomms.pl.